Aki próbálta már, hogy megregulázza az irodájában elhatalmasodó papír alapú információ-dömpinget, annak valószínűleg nem ismeretlenek a címben szereplő fogalmak.
Nálam már több, mint tíz éve megjelent az igény, hogy a háztartásunkba akkor még papír alapon érkező számlákat, banki kivonatokat és egyéb hivatalos vagy nem hivatalos levelezéseimet valami egyéb módon tároljam, hiszen kezdtük kinőni az akkori házunkat. Vásároltunk hát egy multifunkciós nyomtatót és elkezdtem “archiválni” az anyagokat. Jelen ismereteim szerint ez messze nem volt mai értelemben vett archiválás, hiszen csak arról volt szó, hogy pl. a közüzemi számlákat .jpg vagy .pdf formátumban elmentettem az aktuális számítógépünkre. Ekkor még a felhős szolgáltatások gyerekcipőben jártak, otthoni biztonsági mentés vagy archiválás céljából leginkább csak a CD-re vagy DVD-re történő kiírás jöhetett szóba. Az ilyen egyszerű optikai adathordozók házilagos megírása legfeljebb rövid távon ad megbízható eredményt, tehát rendszeres biztonsági mentésre ugyan alkalmasak, de archiválásra már nem igazán.
Felmerülhet a kérdés, hogy vajon mi a különbség a biztonsági másolat készítése és az archiválás között?
Alapvetően az, hogy amíg a biztonsági másolat az adatokat egyszerűen másik fizikai adathordozóra másolja, így az esetleges információ vesztés utáni hozzáférési idő viszonylag rövid, addig az archiválásnál a hangsúly a hosszú távú sérülésmentes tároláson van, az adatok visszaállításának gyorsasága csak másodlagos (vagy sokadlagos) szempont. Általánosan elmondható, hogy archiválni olyan információt szoktunk, ami nincs napi használatban, de akár törvényi előírás miatt, akár a saját kényelmünk érdekében szeretnénk eltárolni, valamint, hogy az archivált információ fajlagos tárolási költsége sokkal alacsonyabb az egyszerű másolaténál.
Például, ha a számítógépem meghibásodik, a külső HDD-n található mentésből gyorsan visszaállítható az eredeti állapot, a kiesés az üzletmenetben minimális lesz. Ha viszont egy 8 évvel ezelőtt készült számlát szeretnék a szalagos mentésből visszaállítani, az akár több órát vagy esetleg napokat is igénybe vehet, cserébe viszont olcsón tárolhatom az adataimat. Az ilyen archivált információk hozzáférhetővé tétele csak a legritkább esetben időkritikus.
Az idő telt, a technikai fejlődés pedig elhozta a több terrabájtos lemezeket, viszonylag elérhető áron. Ez, és a felhőszolgáltatások megerősödése némileg megváltoztatta a mentéssel és archiválással kapcsolatos gondolkodást. Az olcsó merevlemezek megjelenésével kezd elmosódni a határ online és mentett adat, biztonsági másolat és archívum között. Egy NAS (Hálózatra kapcsolt tároló) már önmagában rendelkezhet hibatűréssel és a fontos adatainkat egy több TB kapacitású lemezre könnyedén lementhetjük, ami adott esetben archívumként is szolgálhat.
Itt szeretnék mindenkit óva inteni attól, hogy a NAS-on, hibatűrő lemez alrendszeren történő tárolás miatt negligálja a biztonsági másolat készítést! A NAS-okban használt RAID1 vagy RAID5 stb. lemeztömbök csak a lemezegység (esetleg lemezegységek) meghibásodása ellen nyújtanak védelmet, amennyiben az eszköz elektronikája mondja fel a szolgálatot, vagy valami természeti katasztrófa okán megsemmisül a teljes eszköz, akkor igen kellemetlen – és egyben kilátástalan – helyzetben találhatjuk magunkat.
Fontos adatainkról mindenképp készítsünk rendszeresen biztonsági másolatot! Ezen másolat tárolási helye ideális esetben nem azonos a forrásadatok tárolási helyével. Megfelelő körültekintéssel használhatunk online (felhős) szolgáltatást biztonsági mentés céljából, de az is megoldás, ha a külső lemezre készült másolatot nem az irodában, hanem odahaza, de mindenképp másik épületben tároljuk.
